预配通知单
# 制作预配通知单
# 业务流程
当采购合同和外销合同审批结束,合同都已经闭口后,货物出运装柜之前,业务需要先做预配。预配数据的准确与否直接影响到单证明细单及报关单数据的准确性,请仔细核对数据是否正确。
# 1. 菜单入口
- 方法一:在中艺系统左上角搜索框内,搜索预配通知单,并回车,点击预配通知单菜单。
- 方法二:在单证管理菜单中,找到并点击预配通知单进入。
# 2. 具体操作
# 2.1 新建预配通知单
进入预配通知单菜单后,点击新建按钮,进入制作预配通知单的界面。基本信息和货物信息由选择的合同信息代出,所以我们先填写客户代码回车后,在弹出的预配合同选择框里根据条件查找对应合同,支持使用外销合同号、采购合同号以及PO号进行查找。
因预配单信息关联到后续的明细单和报关单信息,所以预配单中的信息需与报关数据一致。
ps:需注意,若查找出的货物为黄色标出,表示此合同还未闭口,请到对应的合同中维护合同进程。若货物中可出运数量为0时,请检查此合同的货物是否已经做过预配单。
- 预配单号:新建预配单据时,系统自动分配的单据编号。
- 客户代码:合同的客户代码,选择合同时,只查找此客人的对应合同。
- 外销合同:这里显示为外销合同号,实际上,选择合同时还可以选择采购合同和PO号进行查找。
- 预计货妥:预计货妥的时间。
- 预配船期:预计配送的船期,一般比货妥时间晚7天。
- 启运港:货物的启运港,由合同信息代出。
- 目的港:货物的目的港口,由合同信息代出。
- 运抵国别:填写货物出运抵达的国家代码
- 20'/40'/40'H/45’柜数:各种柜型的装柜数量,可手填。
- 毛重(KGS):货物的毛重,由货物信息中总毛重代出。
- 体积(M3):货物的体积,由货物信息中总体积代出。
- 保函出货:是否是保函出货,由合同中保函出货信息代出。
- 单证员:可选择负责的单证员。
- 贸易方式:合同的贸易方式,由合同信息中的贸易方式代出。
- 实际发货人:贸易方式为转口贸易时,需填写实际发货人,由合同信息中的贸易方式代出。
- 客人仓库:货物的客人仓库,由合同中客人仓库代出。
- 毛重符合我司标准:货物的毛重是否符合我司标准,符合则选择是,不符合则选择否,并填写不符合原因。
- 体积符合我司标准:体积的毛重是否符合我司标准,符合则选择是,不符合则选择否,并填写不符合原因。
- 不符合原因:若不符合我司标准,需填写对应栏的不符合原因。
- 备注:预配单的备注信息。
- 建立人:预配单的建立人。
- 审核人:预配单的审核人,预配单需领导审核后,才会发送给单证员。
- 提交日期:预配单的提交日期。
- 配单日期:单证员制作明细单的日期。
- 状态:预配单的审核状态,有新建、送审和审核三个状态。
# 2.2 货物信息
采购货物和外销货物,在选择合同时会选择对应合同的货物。如需要将多个合同填进一个预配单中,可点击页面上方的增行按钮,同样是输入外销合同号、采购合同号和PO号进行查找并选择对应货物信息。货物信息由对应的采购合同货物信息和外销合同货物信息代出。我们需要确认采购货物和外销货物的总体积、总毛重、总净重、采购金额和外销金额是一致的。
- 工厂代码:此货物的采购工厂代码,由合同中代出。
- 外协工厂:此货物的外协工厂代码,由合同中代出。
- 采购合同:此货物的采购合同号,由合同中代出。
- 基础货号:此货物的基础货号,由合同中代出。
- 公司货号:此货物的公司货号,由合同中代出。
- 客人货号:此货物的客人货号,由合同中代出。
- 批次:此货物的批次号,由合同中代出。
- 订单号:此货物的客人订单号,由合同中代出。
- 计算箱数:计算箱数标识,如出现一个套装货号(即多个单品)装一箱的情况,其中一个单品货号勾选计算箱数标识即可。
- 箱/叠数:此货物的箱叠数,由合同中代出,可修改。
- 包装单位:此货物的包装单位,由合同中代出,可修改。
- 数量:此货物本次出运的数量,由合同中代出,可修改。
- 已出数量:此货物已出数量,由合同中代出,不可修改。
- 未出数:此货物的未出数量,由数量-已出数量得出,不可修改。
- 单位:此货物的计量单位,由合同中代出,可修改。
- 每箱数量:每个包装箱内此货物的数量,由合同中代出,可修改。
- 中文品名:此货物的中文品名,由合同中代出,不可修改。
- 长(CM):此货物的包装长度,由合同中代出,可修改。
- 宽(CM):此货物的包装宽度,由合同中代出,可修改。
- 高(CM):此货物的包装长度,由合同中代出,可修改。
- 总体积:此货物的包装体积,由系统根据填写的长宽高自动计算,可修改。
- 单位毛重:货物的单位毛重,由合同中代出,可修改。
- 总毛重:货物的总毛重,通过单位毛重与数量计算出的,可修改。
- 单位净重:货物的单位净重,由合同中代出,可修改。
- 总净重:货物的总净重,通过单位净重与数量计算出的,可修改。
- 采购币别:采购合同的交易币别,由合同代出,不可修改。
- 采购单价:货物的采购单价,由合同代出,可修改。
- 采购金额:货物的采购总金额,由合同代出,可修改。
- 外销单价:货物的外销单价,由合同代出,不可修改。
- 外销单价(*):货物的外销单价,由合同代出,可修改。
- 外销金额:货物的外销总价,系统由外销单价(*)与数量自动计算,不可修改。
- 品牌:此货物的品牌,采购货物中的品牌为必填项,可修改。
- 唛头:此货物的唛头,可修改。
- 外销合同:此货物的外销合同号。
- 英文品名:此货物的英文品名,由外销合同的货物信息代出。
- 币别:外销货物中的币别为外销合同的交易币别,由合同中代出不可修改。
- 保函出货:如是保函出货,需关联保函单号,如外销合同中填写了,这里会代出,也可以修改。
- 启运港:外销货物的启运港。
- 目的港:外销货物的目的港。
- 价格条款:外销货物的价格条款。
- 客户仓库:外销货物的客人仓库。
# 2.3 装箱信息
当采购货物和外销货物信息维护好了,如需维护装箱信息也可继续维护。直接点击页面上方的生成装箱,系统则会根据填写的柜数进行自动装箱。装箱信息中的货物信息以单品货物展示。 当信息都维护完成后,可以点击送审按钮,将预配单送至上级负责人,上级负责人审核完成后,才会到单证员处。
# 3 其他功能
# 3.1 生成明细单
在预配通知单列表中,可勾选预配单生成出口明细单。 可生成的条件为:1.状态为审核状态的才可以生成明细单。2.支持同一客人的多张预配单生成一张明细单,不同客人的无法生成一张明细单。 如满足可生成的条件,勾选好预配单后,点击生成明细单按钮后会跳转到明细单界面。
# 3.2 移交
在预配通知单列表中,可将此预配单移交至其他单证员处,勾选预配单点击移交后,在弹出的界面中选择需移交到哪个单证员处。
# 3.3 调整数量
点击此按钮,货物的预配数量将按已出数量调整预配的数量。如后续不需要出运了,可点击此按钮。
# 3.4 移交给
此按钮用于将此预配单移交给其他单证员的按钮。操作与3.2一致。
# 3.5 更新包装信息
此按钮用于货号信息的包装信息更新后,同步更新货号的包装信息。
# 3.6 生成装箱
此按钮根据填写的柜数进行自动分箱。
# 3.7 更新货号信息
此按钮用于更新货号的基础信息。
# 4 审批流程
我们维护完预配单信息后,预配单状态会变成新建状态,需审核后,单证员才会制作出运明细单。